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Gli Archivi e la memoria: una questione di cultura e democrazia
Roberto Spocci
 
Premessa

 

L'Archivio, la memoria costituisce il presupposto di ogni attività' razionale dell'uomo. Dapprima  memoria orale e poi memoria scritta (con disegni, codici sillabici e successivamente alfabetici); la scrittura nacque per una esigenza pratica di governo e di organizzazione della collettività' in un secondo tempo la si utilizzo' per esprimere opinioni e sentimenti, per comporre cioè' testi letterari. Nacquero prima gli archivi e poi le biblioteche.

Gli archivisti ebbero sin dall'origine una elevata considerazione sociale (Anam re di Uruk era stato archivista e firmava con la qualifica di "scrivano-imperatore": L'Archivista di Santa Romana Chiesa e' un cardinale, mentre l'Archivista degli Stati Uniti dipende solo dal Presidente e non può' essere rimosso dalla carica neppure dal Presidente se non con l'approvazione del Senato).

All'XI Congresso Internazionale degli Archivi (Parigi, agosto 1989) l'allora Presidente Mitterand, rivolgendosi ai convenuti, affermo':

E' la memoria del mondo che voi preservate e mettete in valore ... Coloro che ricoprono posti di responsabilità' sanno bene che non e' possibile stabilire un programma senza conoscere il passato ... La memoria messa a loro disposizione offre ai popoli del mondo intero la possibilità di definire ed anche di ritrovare la loro identità', di affrontare i loro progetti e di assicurare la difesa dei loro diritti con cognizione di causa: la conoscenza della loro storia ... Io non penso che sia possibile - proseguiva Mitterand - guidare uno Stato, assumere la carica principale di una nazione, assicurare il destino di un popolo, senza pensare che attraverso biblioteche, attraverso archivi di ogni natura, attraverso questo legame stabilito fra tutte le fasi di una storia, noi ci saremo resi - spero - degni di assicurare il nostro passaggio alla responsabilità' dei pubblici affari.

 

Archivio come sedimentazione documentaria

Qualsiasi archivio costituisce la sedimentazione documentaria di una attività pratica, giuridica, amministrativa. Un archivio esiste per il fatto che una persona fisica o giuridica (un ente, un ufficio, svolgano la propria normale attività.

Non si può' creare artificialmente un archivio raccogliendo documenti di  provenienze diverse aventi per oggetto un medesimo argomento; si tratterebbe di non archivi: "archivi dell'arte", "archivi della letteratura", ecc..

L'archivio e' un complesso organico di documenti, uniti fra di loro, in maniera indissolubile, da un vincolo originario, necessario e determinato.

Originario prece' e' esistito fin dall'origine, cioè' dal momento in cui ciascuna persona fisica o giuridica pone in essere ogni singolo documento.

Necessario prece' senza quel vincolo fra i documenti non esisterebbe l'archivio.

Determinato prece' collega i documenti secondo il modo in cui si dispongono al momento della loro nascita.

Queste tre caratteristiche ci fanno capire come un archivio sia un complesso organico e non una raccolta di documenti (una aggregazione artificiale di documenti).

Il concetto di collezione e' un concetto estraneo all'archivio (una collezione di documenti raccolti artificialmente smembrandoli dai fondi archivistici cui organicamente appartenevano).

 

 

ARCHIVIO

BIBLIOTECA

Documento: creato involontariamente

Libro: prodotto volontariamente

Valore giuridico

Privo di valore giuridico

Perde valore slegato dal contesto

Ha valore, è completo in se stesso

 

Biblioteca: collezione di libri creata volontariamente per decisione del proprietario; ogni singolo libro entra nella biblioteca per una scelta volontaria

Documento: nasce per uno scopo giuridico, amministrativo e non culturale, ha ragione d’essere solo in un insieme, l’archivio. Acquisisce valore culturale con il passare del tempo mentre si affievolisce il valore amministrativo

Nasce con uno scopo culturale

 

Giorgio Cencetti afferma che "esiste una mancanza d'autonomia del documento d'archivio singolarmente concepito, prece' esso di regola non ha alcun valore quando e' separato dai precedenti e susseguenti e avulso dal corpus cui apparteneva" (G. Cencetti, Inventario bibliografico ed inventario archivistico, in "L'Archiginnasio", a. XXXIV, Bologna 1939, p. 106-117).

Possiamo dire che per parlare di archivio siano necessarie due condizioni:

1) il complesso organico dei documenti che lo costituiscono

2) il complesso organico delle relazioni fra i documenti

 

Le diverse fasi di vita delle carte

Al momento della loro produzione i documenti entrano a far parte di un complesso denominato archivio corrente e solamente dopo un determinato numero di anni entrano a far parte di un complesso denominato archivio di deposito. Qui i documenti sono selezionati e sono preparati per il versamento in quello che e' l'archivio definitivo o archivio propriamente detto l'archivio storico o sezione separata d'archivio. L'archivio, va sottolineato, non e' solamente storico ma una vera e propria istituzione scientifica.

Nel Dizionario di terminologia archivistica (pubblicato nel 1984 dal Consiglio internazionale degli archivi il termine francese ed inglese di archivio hanno due significati diversi. Il testo inglese definisce archivi soltanto i testi di documenti "non correnti" mentre il testo francese definisce come archivi anche i complessi di documenti correnti.

 

L'intervento dell'archivista deve verificarsi fin dal momento della loro nascita, quanto meno a livello di supervisione (commissioni di vigilanza archivistica), mentre e' nell'ultima fase di vita dei documenti che si pone il problema del riordinamento.

All'archivio non giungono tutti documenti in quanto diverse ragioni ne impediscono la conservazione in toto: spesa e spazio si deve operare una selezione di documenti previa un'operazione definita di scarto: si scelgono i documenti che si ritengono utili per lo studio.

Con lo scarto l'archivista spezza il vincolo esistente fra i documenti, compie in sostanza un'operazione antiarchivistiva, che seppur dolorosa e' necessaria in quanto conservare integra la mole di documenti prodotti da un'amministrazione varrebbe ad autodistruggere l'archivio stesso.

 

Il riordinamento dell'archivio

L'unico metodo e' quello del principio di provenienza o, ancor meglio, il principio di ricostituzione dell'ordine originario dei documenti.

L'ordine originario e' quello dato dall'Ente produttore sulla base

                                 - delle proprie competenze

                                 - delle proprie strutture

                                 - del modo di funzionare delle strutture

se queste si modificano ne derivano modificazioni nella disposizione originaria dei documenti..

Compito dell'archivista e' di rispettare l'ordine originario dei documenti, se questo non e' stato mantenuto deve ricostruirlo, abolendo quelle modificazioni intervenute nei passaggi fra l'archivio corrente e quello di deposito.

L'archivista, sulla base dei documenti, deve ricostruire la storia interna dell'istituzione, la storia delle variazioni delle competenze e del modo di funzionare dell'Ente, delle competenze e delle strutture, in sostanza del modo di produrre e organizzare i documenti fin dall'origine.

Il metodo di riordinamento adottato in Italia e' quello storico - non prece' serva alla storia - ma prece' si basa sulla storia della istituzione che ha prodotto i documenti. Tale metodo e' stato introdotto da una precisa norma legislativa più' di cent'anni or sono: il Regio Decreto 27 maggio 1875, n. 2552.

 

Gli archivi degli Enti Pubblici

La Legislazione di riferimento per gli archivi ha le radici nel R.D. 25 gennaio 1900 sulla organizzazione di un sistema di gestione dei documenti per la pubblica Amministrazione (tuttora in vigore anche se in corso di adeguamento per ciò che concerne la produzione di documenti elettronici: Progetto GEDOC dell’AIPA), la circolare del Ministero dell’Interno n. 17100/2 del 1 marzo 1897 , ma il testo normativo di base è il  DPR  30 settembre 1963, n. 1409 integrato dal Regolamento approvato con R.D. 2 ottobre 1911, n. 1163.

In sintesi ne discende che gli obblighi per gli enti pubblici sono:

- conservare ed ordinare i loro archivi siano essi correnti, di deposito o storici (art 30 DPR 1409 del
  1963);

- non possono procedere a scarti se non con la procedura prevista dall'art. 35

- devono istituire una sezione separata d'archivio o archivio storico per gli affari esauriti da oltre 40

  anni;

- deve essere redatto un inventario dell'archivio storico (solamente per questo) da inviare in tre copie alla Soprintendenza archivistica territorialmente competente (uno alla Soprintendenza, uno all'Archivio di Stato del capoluogo di provincia dell'Ente, ed uno all'Archivio Centrale dello Stato) una copia deve essere inviata anche al Ministero dell'Interno ai fini dell'accertamento di documenti non consultabili (art. 4 DPR 30.12.1975, n. 854).

 

Gli archivi correnti

 

L'Archivio di un Ente e' formato da diverse tipologie documentarie che danno luogo a diverse serie archivistiche:

                     * registri di deliberazioni

                     * contratti

                     * libri mastri

                     * bilanci preventivi

                     * conti consuntivi

                     * licenze edilizie

in questo ambito prenderemo in esame la serie del carteggio amministrativo, che e' la parte più' cospicua dell'archivio.

In tale prospettiva ci si pongono due obiettivi. Il primo e' quello di fornire indicazioni pratiche per la gestione del protocollo, mentre il secondo, attraverso una piu' puntuale consapevolezza archivistica, e' quello di fornire gli strumenti preliminari alla introduzione di sistemi di archiviazione automatizzati.

Va chiarito fin d'ora che il computer e' una macchina che non fa che eseguire le istruzioni che gli sono impartite..

 

Se queste istruzioni non sono funzionali ed efficaci non faremo che aumentare il livello di confusione fra le carte. Si rende necessario prima dell'introduzione di qualunque sistema automatizzato di tentare una razionalizzazione complessiva delle procedure al fine di:

a) determinare rigidamente la successione delle diverse fasi di gestione del carteggio

b) prevedere al'interno di ciascuna fase, le diverse alternative possibili:

c) delineare i diversi itinerari del carteggio controllando che tra di loro non vi siano contraddizioni o sovrapposizioni

(questi sono compiti dell'archivista e non dell'informatico che da tali indicazioni dovra' predisporre un programma funzionale)

Gli archivi riflettono le diverse competenze degli Enti e da cio' discende la loro configurazione del tutto individuale., nonche' una diversita' di gestione tale non consentire un paradigma comune ed omogeneo. Da questo discende che non e' possibile acquisire un sistema automatizzato basato su un pacchetto omogeneo senza una analisi archivistica della procedura di gestione.

 

I fascicoli

L'elemento piu' importante nella gestione del carteggio amministrativo e' la creazione del fascicolo: per ogni affare trattato dall'Ente deve formarsi il relativo fascicolo in modo che l'insieme delle missive, delle responsive e delle memorie d'ufficio risulti articolato in tanti fascicoli quanti sono gli affari trattati.

La tenuta del carteggio per fascicoli e' contemplata dalla dottrina archivistica che dalle norme giuridiche che la prevedono:

- per le amministrazioni dello stato dal R.D. 25 gennaio 1900, n. 35

- per i Comuni dalla circolare del Ministero dell'Interno 1.3.1897, n. 17100.2

- per gli altri enti, che non sono organizzati da specifiche norme, l'obbligo e' esteso per analogia

I documenti d'archivio acquistano valore e rilievi aministrativo solo all'interno di un iter procedurale che e' il vero oggetto delle competenze e delle attivita' degli enti.

Da cio' discende che le unita' documentarie registrate al protocollo (missive, responsive e memorie d'ufficio) siano raggruppate in unita' archivistiche : i fascicoli che vanno a costituire la struttura dell'archivio.

Affinche' tali raggruppamenti siano eseguiti correttamente occorre che

- ogni fascicolo sia distinto dagli altri dando luogo a fascicoli distinti

- ogni fascicolo conservi tutti i documenti relativi all'affare cui si riferisce.

L'elenco dei fascicoli e' indispensabile, come e' indispensabile la formazione del titolario. Differenza fra l'elenco dei fascicoli ed il titolario: l'elenco dei fascicoli fa riferimento alla concreta attivita', mentre nel secondo caso si tratta di competenze astratte fissate in una tavola ordinata gerarchicamente in piu' livelli.

Negli Enti si lavora generalmente su due livelli. Facciamo un esempio in cui un comune abbia un titolario costituito da

     10 CATEGORIE suddivise in

     10 CLASSI a loro volta suddivise in

     50 FASCICOLI

significa che abbiamo 5000 fascicoli a disposizione. Al momento dell'esame dei documenti operando due sole scelte

      quale categoria

      quale classe

abbiamo individuato un ambito circoscritto di soli 50 fascicoli all'interno del quale il nostro affare trovera' la sua collocazione (scartiamo gli altri 4950 fascicoli).

Sintetizzando la migliore tenuta del carteggio amministrativo si ha quando:

a) si individua correttamente l'affare trattato dai documenti protocollati

b) si proceda di conseguenza all'inserimento dei documenti nei relativi fascicoli od all'apertura di nuovi fascicoli

c) si appone su ogni documento la collocazione della sua posizione.

Queste operazioni vengono effettuate all'atto della protocollazione (ogni protocollazione finalizzata a prendere in carico nell'archivio dell'Ente i singoli documenti che si spediscono) cfr schema protocollazione ed archiviazione.


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